มข. ปรับตัวในวิกฤติโควิด มหา’ลัยแห่งแรกในไทย ทำ Digital ID ใช้ในระบบเอกสารดิจิทัลทั้งระบบ

4672
ระบบการ รับ-ส่ง เอกสารออนไลน์ KKU Digital Document Ecosystem

    “เริ่มแล้ว 17 เมษายน เป็นต้นไป
มข. ปรับตัวในวิกฤติโควิด มหา
’ลัยแห่งแรกในไทย ทำ Digital ID
ใช้ในระบบเอกสารดิจิทัล
ทั้งระบบ”  

สืบเนื่องจากการแพร่ระบาดของ COVID-19 การหลีกเลี่ยง หรือ ลดการสัมผัสวัตถุที่ผ่านการสัมผัสของผู้อื่นมาก่อน เช่น การรับ ส่ง เอกสาร  โดยเฉพาะสถาบันการศึกษาที่มีเอกสารสำคัญ และจำเป็นอย่างมากในการขับเคลื่อนองค์กร  ฉะนั้นเพื่อให้สามารถประคองงานเดินหน้าไปได้อย่างราบรื่น มหาวิทยาลัยขอนแก่นจึงปรับรูปแบบการทำงานบางส่วนให้ คณาจารย์ บุคลากร เปลี่ยนจากระบบกระดาษ เป็นเอกสารดิจิทัล ซึ่งต้องอาศัย ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ หรือ Digital Signature โดยระบุเป็น Digital ID รายบุคคล มีกฎหมายรองรับ ตาม พระราชบัญญัติอิเล็กทรอนิกส์  และเป็นไปตามระเบียบสารบรรณของมหาวิทยาลัยขอนแก่นในการยืนยันตัวตน เวลานี้จึงเป็นเวลาที่เหมาะสมทั้งสถานการณ์ และ การปรับตัวสำหรับอนาคต ตามนโยบาย Digital Transformation ของมหาวิทยาลัยขอนแก่น

การอบรม วิธี ติดตั้งอิเล็กทรอนิกส์ หรือ Digital Signature

มหาวิทยาลัยขอนแก่น นำโดย รศ.นพ.ชาญชัย พานทองวิริยะกุล รักษาการแทนอธิการบดี  พร้อมด้วย  ผศ.ดร.เด่นพงษ์ สุดภักดี รองอธิการบดีฝ่ายพัฒนามหาวิทยาลัยดิจิทัล มหาวิทยาลัยขอนแก่น ได้จัดการอบรม เรื่อง การติดตั้งลายมือชื่อดิจิทัลของตนเอง หรือ Digital ID & Digital Signature in Reality – Work Flow How To   ผ่านโปรแกรม Zoom Cloud Meetings  โดยมี คณาจารย์ บุคลากรร่วมอบรมกว่า 435 คน  เมื่อวันที่ 10 เมษายน 2563 ที่ผ่านมา

รศ.นพ.ชาญชัย พานทองวิริยะกุล รักษาการแทนอธิการบดี มหาวิทยาลัยขอนแก่น

รศ.นพ.ชาญชัย พานทองวิริยะกุล รักษาการแทนอธิการบดี  มหาวิทยาลัยขอนแก่น กล่าวว่า   การอบรมวันนี้นอกจากจะมีคณาจารย์ บุคลากร จากมหาวิทยาลัยขอนแก่นแล้ว ยังมีผู้ร่วมสังเกตการณ์จาก มหาวิทยาลัยเชียงใหม่ มหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์ มหาวิทยาลัยบูรพา และสถาบันอื่น ๆ ถือเป็นเกียรติ ที่ได้แบ่งปันประสบการณ์  โดยการอบรมเรื่อง ลายมือชื่อดิจิทัล เป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการ ดิจิทัล ทรานส์ฟอร์เมชั่น ตามนโยบายมหาวิทยาลัยขอนแก่น  ซึ่งประจวบเหมาะกับสถานการณ์โควิดที่เราต้องทำงานที่บ้าน และต้องปรับตัวใช้เทคโนโลยีมากขึ้น การอบรมวันนี้ เป็นโอกาสดีที่ทุกท่านจะได้ใช้ ลายมือชื่อดิจิทัลมาทดแทน งานเอกสาร โดยเริ่มใช้งานเอกสารอิเล็กทรอนิกส์อย่างเต็มรูปแบบในระบบ DMS ตั้งแต่วันที่ 17 เมษายน 2563 เป็นต้นไป  เพื่อเป็นการทำงานแบบดิจิทัลออร์แกไนเซชั่น ประสบความสำเร็จ เพิ่มความสะดวกสบาย เกิดประโยชน์กับองค์กรของท่านต่อไป

ผศ.ดร.เด่นพงษ์ สุดภักดี รองอธิการบดีฝ่ายพัฒนามหาวิทยาลัยดิจิทัล มหาวิทยาลัยขอนแก่น

ผศ.ดร.เด่นพงษ์ สุดภักดี รองอธิการบดีฝ่ายพัฒนามหาวิทยาลัยดิจิทัล มหาวิทยาลัยขอนแก่น  เผยว่า มหาวิทยาลัยขอนแก่นได้ขับเคลื่อนการลงนามลายมือชื่อดิจิทัลมาตั้งแต่ปี 2560 โดยสถานการณ์วันนี้เป็นโอกาสดีที่จะร่วมกันขับเคลื่อนอย่างต่อเนื่องให้สำเร็จ  การลงลายมือชื่อดิจิทัล มหาวิทยาลัยขอนแก่นได้ออก Digital ID ให้บุคลากรรายบุคคลแล้วจำนวนกว่าหนึ่งหมื่นกว่าคน เป็นลายมือชื่อดิจิทัลที่เป็นไปตามมาตรฐานของลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ตาม พระราชบัญญัติธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ และเป็นไปตามระเบียบสารบรรณมหาวิทยาลัยขอนแก่น  บุคลากรทุกคนสามารถ ติดตั้งลายมือชื่อดิจิทัลของตนเอง ที่คอมพิวเตอร์ ที่มีโปรแกรม Adobe Acrobat Reader หรือ Adobe Acrobat Pro ไว้ก่อน ส่วนขั้นตอนการจัดทำ ส่งมอบเอกสาร ในกระบวนงานต่าง ๆ ก็ต้องทำด้วยวิธีการทางดิจิทัลด้วยเช่นกัน

“สถานการณ์ตอนนี้เชื่อว่าคนไม่อยากสัมผัสกัน แม้แต่การสัมผัสกระดาษผ่านกัน การใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์จึงเป็นตัวเลือกที่น่าสนใจอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้  โดยต้องมีลายมือชื่อดิจิทัลที่ถูกต้องตามกฎหมาย ไม่ใช่เพียงการสแกนแล้วติดแปะไปยังเอกสาร  ซึ่งยอมรับว่าเป็นวิธีที่หลายคนยังไม่คุ้นเคย มหาวิทยาลัยขอนแก่น ก่อนหน้านี้จึงมีการอบรมสำหรับผู้บริหาร รองอธิการบดี คณบดี  กว่า 60 ท่าน และวันนี้ ได้จัดอบรม คณาจารย์  และบุคลากรกว่า 435 โดยจำนวนนี้มีความจำเป็นในระดับคณะในการ รับ – ส่งเกรดนักศึกษา ด้วยระบบการส่งเกรด ที่ปัจจุบันสำนักบริหารและพัฒนาวิชาการ ได้ขานรับนโยบายตรงนี้แล้ว นอกจากนี้คณาจารย์สามารถส่งเอกสารวิจัยด้วยการลงลายมือชื่อดิจิทัล โดยฝ่ายวิจัยได้แล้วโดย ผู้บริหารฝ่ายวิจัยได้เห็นชอบแล้ว   เรียกว่าการลงลายมือชื่อดิจิทัลใช้ประโยชน์ได้เป็นจริงมีกฎหมายรองรับ เพียงแต่ Work Flow หรือขั้นตอนการทำงาน  ระดับคณะ การเงิน การคลัง พัสดุ  จะต้องเรียนรู้วิธีการร่วมกัน โดยเป็นโจทย์ของผู้บริหารคณะ ที่ต้องร่วมกัน  Work Flow ให้เกิดขึ้น  และแน่นอนว่าต่อจากนี้ มหาวิทยาลัยขอนแก่น จะสนับสนุน ผลักดันให้ระบบการทำงาน รองรับลายมือชื่อดิจิทัล เพิ่มมากขึ้นเรื่อย ๆ ขยายไป ในกิจกรรมต่าง ๆ กระทั่งใช้งานระบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ได้สำเร็จ 100 เปอร์เซ็นต์ในที่สุด”

คณาจารย์ บุคลากร  สามารถเรียนรู้วิธี ติดตั้งอิเล็กทรอนิกส์ หรือ Digital Signature ผ่านลิงก์นี้ https://www.youtube.com/watch?v=iwygbTP9LIU&fbclid=IwAR0-CrS_tTKXM0E18srrJm1nE0sO3BJqQNnfPQy1M5EqUseajRH7pg1BiFY

ทั้งนี้การจัดการอบรม เรื่อง การติดตั้งลายมือชื่อดิจิทัลของตนเอง หรือ Digital ID & Digital Signature in Reality – Work Flow How To    มีหัวข้อการอบรมดังนี้

  1. หลักการพื้นฐาน มาตรฐาน และความชอบด้วยกฎหมาย ของ Digital ID และการลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์
  2. วิธีการรับและการติดตั้ง Digital ID ที่มหาวิทยาลัยขอนแก่นออกให้ (ภาคปฏิบัติ)
  3. การลงลายมือชื่อเอกสาร การเกษียณหนังสือต่อกัน และการทำงานร่วมกันกับ KKU DMS (Demo)
  4. การสร้างรูปแบบของลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์บน Adobe Acrobat Reader DC (ภาคปฏิบัติ)
  5. การสร้างตราประทับ (Stamps) รูปแบบต่าง (ภาคปฏิบัติ)
  6. การลงลายมือชื่อเอกสาร และ การเกษียณหนังสือต่อกัน (ภาคปฏิบัติ)
การจัดอบรมการทำงานของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ สู่ระบบเอกสารออนไลน์ DMS

ทั้งนี้มหาวิทยาลัยขอนแก่นได้มีการจัดอบรมระบบการทำงานของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์แก่เจ้าหน้าที่งานธุรการให้กับทุกองค์กรจำนวนกว่า 85 คน ในวันที่ 16 เมษายน 2563 โดยยืนยันว่าเป็นไปตามระบบสารบรรณ และเป็นเอกสารอ้างอิงตามกฎหมายจริง เป็นมาตรฐานสากล ใช้กันอยู่แล้วทั่วโลก ISO 32000 อยู่ในรูปแบบ PDF  มีพระราชบัญญัติธุรกรรมอิเล็กทรอนิกส์รองรับ  มีลักษณะการทำงานทุกอย่างเหมือนกระดาษหมด เพียงแต่เป็นกระดาษ อิเล็กทรอนิกส์ แต่อยู่ในรูปแบบไฟล์ PDF โดยเจ้าหน้าที่ธุรการจะต้องทำงานสอดคล้องกันกับระบบ DMS .kku.ac.th  (ระบบส่งเอกสารออนไลน์ของมหาวิทยาลัยขอนแก่น)   โดยท่านอธิการบดีจะเริ่มเซ็นต์เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ด้วยการลงนามดิจิทัล  ให้แก่ทุกคณะ หน่วยงาน  สำนักงาน กอง ศูนย์ ต่าง ๆ เต็มร้อยเปอร์เซ็นต์ ตั้งแต่พรุ่งนี้เป็นต้นไป  ( 17 เมษายน 2563 )

หมายเหตุ

  • ยกเว้นเรื่องการเงินและพัสดุ จะให้ทำคู่กับกระดาษอยู่ เพราะเป็นเรื่องละเอียดอ่อนต้องวางแผนระบบตรวจสอบอย่างดี
  • หากเป็นเอกสารที่ติดต่อกับหน่วยงานภายนอกให้ประสานว่า หน่วยงานนั้นยินดีรับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์หรือไม่ หากหน่วยงานนั้นยังไม่พร้อมก็ยังคงต้องส่งเอกสารเป็นกระดาษอยู่
ระบบการ รับ-ส่ง เอกสารออนไลน์ KKU Digital Document Ecosystem
กระบวนการทำงานดิจิทัล ของหนังสือรับ
กระบวนการทำงานดิจิทัล ของหนังสือสั่งการแล้ว

ขอขอบคุณภาพจาก Risa Arisa