สำนักนวัตกรรมการเรียนการสอน มหาวิทยาลัยขอนแก่น นำโดย ผศ.ดร.เด่นพงษ์ สุดภักดี รองอธิการบดีฝ่ายดิจิทัล ดร.กิตติ์ เธียรธโนปจัย ผู้อำนวยการสำนักเทคโนโลยีดิจิทัล มหาวิทยาลัยขอนแก่น ต้อนรับ ผศ.อธิพงศ์ สุริยา ผู้อำนวยการสำนักคอมพิวเตอร์และเครือข่าย มหาวิทยาลัยอุบลราชธานี ในโอกาสนำคณะศึกษาดูงานโครงการสัมมนาเชิงปฏิบัติการเพื่อจัดทำแผนปฏิบัติการประจำปี คอมพิวเตอร์และเครือข่าย มหาวิทยาลัยอุบลราชธานี เข้าศึกษาดูงาน ณ สำนักเทคโนโลยีดิจิทัล มหาวิทยาลัยขอนแก่น เมื่อ วันที่ 7 สิงหาคม 2563 ที่ผ่านมา

ผศ.ดร.เด่นพงษ์ สุดภักดี รองอธิการบดีฝ่ายดิจิทัล มหาวิทยาลัยขอนแก่น กล่าวขอบคุณที่มหาวิทยาลัยอุบลราชธานีมาเยี่ยมเยียนมหาวิทยาลัยขอนแก่นในครั้งนี้  ซึ่งเป็นโอกาสดีที่จะได้แลกเปลี่ยนการทำงานของกันและกัน  ในช่วงที่มีการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วของหลายสิ่งหลายอย่างดังเช่นเวลานี้

“ก่อนหน้านั้นเกิด Digital Disruption เป็นการเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่อันเนื่องมาจากเทคโนโลยีดิจิทัล ทุกคนคาดหวังกับพวกเราเยอะมาก  ความคาดหวังบางอย่างเป็นความคาดหวังที่ผิด  เช่น ต้องนำ IT มาแก้เรื่องการเงิน แต่ความเป็นจริงถ้าการเงินไม่แก้ระเบียบ  ปรับปรุงกระบวนการทำงาน ย่อมไม่สามารถแก้ไขได้ เพราะฉะนั้นการใช้เทคโนโลยี ไม่ใช่เรื่องเทคโนโลยีเพียงอย่างเดียว  แต่เป็นเรื่องขององค์กรที่จะทำให้ประสบความสำเร็จได้   เพราะฉะนั้นวันนี้จึงจะแลกเปลี่ยนสิ่งที่มหาวิทยาลัยขอนแก่นได้ทำ ในเรื่องการปรับองค์กร  เทคโนโลยีที่เปลี่ยนไปของดิจิตัล  และความท้าทายเมื่อมี โควิด -19 เช่น

การเตรียมความพร้อมสำหรับนักศึกษาที่ต้องจัดการเรียนการสอนในรูปแบบที่เปลี่ยนแปลงไป  เนื่องจากนักศึกษาเรียนออนไลน์ทั้งภายใน ภายนอกมหาวิทยาลัยมากขึ้น Bandwidth ที่วิ่งข้างในและนอก มหาวิทยาลัยจึงมีสูงขึ้น สำนักเทคโนโลยีดิจิทัลต้องดูแลทั้งเครือข่าย  รวมไปถึง Digital ID ด้วย

สำนักเทคโนโลยีดิจิทัลมีภารกิจเพิ่มเติมในการดูแลคอมพิวเตอร์ที่เป็นครุภัณฑ์  กับ คอมพิวเตอร์ที่ให้นักศึกษายืม  

เมื่อมีโควิด-19 สำนักเทคโนโลยีดิจิทัลต้องสำรวจนักศึกษาปริญญาตรีอย่างจริงจังมากขึ้น  พบว่ามีนักศึกษาปริญญาตรีประมาณ 3000  คน  ไม่มีคอมพิวเตอร์เป็นของตนเอง  มหาวิทยาลัยขอนแก่นจึงจัดการดูแลที่จะมีคอมพิวเตอร์จำนวนหนึ่ง  และเช่าคอมพิวเตอร์ให้นักศึกษายืมใช้  ซึ่งกลายเป็นภารกิจที่เราต้องดูแลเพิ่มเติม ในระบบคอมพิวเตอร์ และเป็นโจทย์ว่าจะใช้เทคโนโลยี ระบบ อะไรดูแลคอมพิวเตอร์ที่เป็นครุภัณฑ์  กับระบบคอมพ์พิวเตอร์ใช้สำหรับยืม

การใช้ Digital ID ทั้งมหาวิทยาลัยขอนแก่น

โควิด-19ช่วยให้เราสามารถใช้ Digital ID ทั้งหมด มหาวิทยาลัยภายในชั่วพริบตา สามารถลดการใช้กระดาษลงเป็นจำนวนมาก  ณ ขณะนี้หน่วยงานรัฐตื่นตัวเป็นอย่างมาก  โดย digital ID ไม่ได้วางไว้ใช้สำหรับมหาวิทยาลัยขอนแก่นเพียงอย่างเดียว แต่เราวางระบบไว้ใช้สำหรับทั้งประเทศเพียงแต่มหาวิทยาลัยขอนแก่นเป็นคนเริ่มเท่านั้นเอง โครงสร้างนี้จึงเป็นที่มาของการทำงานร่วมกันระหว่างมหาวิทยาลัยขอนแก่นและหลายๆมหาวิทยาลัย  ซึ่งเรื่องนี้จะต้องผลักดันโดยผู้บริหารของมหาวิทยาลัยร่วมด้วย มหาวิทยาลัยขอนแก่นโดยท่านอธิการบดี รองอธิการบดี และคณบดีเป็นภาคบังคับ

การทำ Digital Workflow

กระบวนการทำงานที่เราจะเริ่มด้วยดิจิทัล ตรงกลางเป็นดิจิทัล และจบด้วยดิจิทัล ไม่มีกระดาษของ มข. ตอนนี้เราทำระบบเสร็จ จะเริ่มปีงบประมาณใหม่ ตอนนี้อยู่ในช่วงของการทดสอบระบบ ตั้งแต่การขออนุมัติ จนกระทั่งการเบิกจ่ายทั้งระบบอยู่บนระบบออนไลน์หมด 100%  โดยเราตั้งชื่อระบบนี้ว่า Digital process automation กระบวนงานอัตโนมัติ เช่น เมื่อส่งเอกสารแล้วไปหัวหน้าส่วนงานกดอนุมัติ เอกสารจึงจะไปต่อ โดยสามารถดูได้ว่าขณะนี้เอกสารอยู่ส่วนงานใด  ซึ่งสามารถดูได้เลยว่าคนแต่ละคนมี ประสิทธิภาพการทำงานอย่างไร

การสร้าง data warehouse ที่เก็บข้อมูลส่วนกลางที่จะทำให้เกิด business intelligent ข้อมูลต่างๆที่เชื่อมโยงกันได้ สามารถนำวิเคราะห์ แสดงความสัมพันธ์ และทำนายผลลัพธ์ของแนวโน้มเป็นประโยชน์ในการวางแผนกลยุทธด้านต่างๆ

ยกตัวอย่าง สำนักเทคโนโลยีดิจิทัล มีหน้าที่ดูแลระบบ e-mail หาวิธีให้ฝ่ายบุคคลสามารถออก account e-mail ให้บุคลากร ซึ่งเป็นสิทธิ์อย่างหนึ่งที่บุคลากรจะต้องได้รับ ขณะเดียวกันฝ่ายบุคคลต้องเป็นคนยกเลิกเมื่อลาออก เมื่อทำแบบนี้การไหลเวียนของข้อมูลจึงมาจากต้นทางหมด เมื่อเราคิดแบบนี้ข้อมูลตรงกลางจะเกิดขึ้น แต่ละหน่วยงานจึงมีหน้าที่ในการดูแลข้อมูลตัวเอง สำนักเทคโนโลยีดิจิทัลมีหน้าที่ในการรวมข้อมูลและกระจายข้อมูลไปใช้ตามที่ต่างๆ ซึ่งทำให้เกิด business intelligent ข้อมูลที่เชื่อมโยงกันได้เป็นประโยชน์ในการวางแผนการทำงานพัฒนาองค์กร

ผศ.อธิพงศ์ สุริยา ผู้อำนวยการสำนักคอมพิวเตอร์และเครือข่าย มหาวิทยาลัยอุบลราชธานี กล่าวถึงวัตถุประสงค์ในการศึกษาดูงานครั้งนี้ ว่า เป็นการเพิ่มศักยภาพของผู้บริหาร และ บุคลากรด้านบริหารจัดการหน่วยงาน การบริหารจัดการระบบเครือข่ายอินเทอร์เน็ต การพัฒนาโปรแกรมสนับสนุนเพื่อสนับสนุนการจัดการเรียนการสอน และ รองรับการให้บริการในด้านต่าง ๆ อันจะนำไปสู่วิสัยทัศน์ของมหาวิทยาลัยอุบลราชธานี

“ขอบคุณอาจารย์เด่นพงษ์มาก ๆ ได้ที่กล่าวถึงการทำงานในช่วงที่ผ่านมา เห็นภาพการทำงานในหลายมิติ โควิด -19 ช่วยมหาวิทยาลัยอุบลราชธานี  หลายอย่างในการปรับโครงสร้าง เราต้องการใช้ digital ID และจะเป็นความร่วมมือ เชื่อว่าจะได้มาศึกษาดูงานในรายละเอียดต่อไป  นอกจากนี้ทราบว่าทางมหาวิทยาลัยขอนแก่น  ทำเรื่อง single sign on มานานแล้ว ตอนนี้เราก็กำลังทำระบบ portal web ที่เป็น single sign on เช่นกัน โดยน่าจะเริ่มต้นได้ในปีงบประมาณนี้ ซึ่งการดำเนินการหลายอย่าง เราก็เรียนรู้จากมหาวิทยาลัยขอนแก่น เราถือว่า มข.เป็นต้นแบบ เราพยายามนำสิ่งดี ๆ จากการศึกษาดูงานครั้งนี้ไปปรับปรุงพัฒนาระบบต่าง ๆ ของมอุบลราชธานีดียิ่งๆขึ้นไป”

ภายหลัง ผศ.ดร.เด่นพงษ์ กล่าวต้อนรับ ดร.กิตติ์ เธียรธโนปจัย ผู้อำนวยการสำนักเทคโนโลยีดิจิทัล มหาวิทยาลัยขอนแก่น ได้บรรยายเกี่ยวกับ การบริหารและการพัฒนางานด้านเทคโนโลยีดิจิตอล ของมหาวิทยาลัยขอนแก่น ต่อจากนั้นคณะศึกษาดูงานได้ไปแลกเปลี่ยนเรียนรู้การบริหารและการให้บริการของ สำนักนวัตกรรมการเรียนการสอน สำนักหอสมุดกลาง ตามลำดับ