มหาวิทยาลัยขอนแก่น โดย ฝ่ายดิจิทัล จัดการสัมมนาออนไลน์ Digital Transformation 2020 : KKU Virtual Town Hall สำหรับในส่วนการบรรยาย Digital in the Core ปรับระบบนิเวศดิจิทัล ก้าวกระโดดสู่อนาคต โดย ผศ.นพ.ธรา ธรรมโรจน์ รองอธิการบดีฝ่ายบริหาร มหาวิทยาลัยขอนแก่น ในประเด็น ระบบ KKU Enterprise Resource Planning และ ผศ.ดร.เด่นพงษ์ สุดภักดี รองอธิการบดีฝ่ายดิจิทัล ในประเด็น ระบบ Digital Workflow เมื่อวันอังคาร ที่ 30 มิถุนายน 2563 ณ ห้องสมุดภูมิภิรมย์ อาคาร 50 ปี วิศวะรวมใจ คณะวิศวกรรมศาสตร์ มหาวิทยาลัยขอนแก่น
ผศ.นพ.ธรา ธรรมโรจน์ รองอธิการบดีฝ่ายบริหาร มหาวิทยาลัยขอนแก่น กล่าวในการบรรยายพิเศษ Digital in the Core ปรับระบบนิเวศดิจิทัล ก้าวกระโดดสู่อนาคต ในประเด็น ระบบ KKU Enterprise Resource Planning ว่า มหาวิทยาลัยขอนแก่นนำแนวคิด Enterprise Resource Planning หรือ ERP ซึ่งเป็นการวางแผนทรัพยากรขององค์กรโดยรวม เป็นการประยุกต์ใช้ระบบสารสนเทศเพื่อให้เกิดการใช้ประโยชน์อย่างสูงสุดของทรัพยากรขององค์กร ผนวกกับการใช้เทคโนโลยีดิจิทัลมาใช้ในการบริหารองค์กร โดยเฉพาะกับมหาวิทยาลัยขอนแก่น มีระบบการบริหารจัดการหลักคือ KKUFMIS ซึ่งเป็นระบบที่ใช้ในการบริหารจัดการการเงิน และในอนาคตจะมีการพัฒนาให้เกิดระบบที่จะนำมาช่วยในการบริหารจัดการอีกหลากหลายระบบเพื่อต่อยอดการใช้งานกับระบบเดิมและสร้างระบบใหม่ให้เกิดประสิทธิภาพยิ่งขึ้น ในส่วนระบบส่วนหน้าของสำนักงานก็มีการพัฒนาอย่างมาก เนื่องจากความต้องการที่จะติดต่อกับองค์กรภายนอก อาทิ ระบบจัดการเอกสาร KKUDMS ระบบจัดการเกี่ยวกับงานวิจัย KKURMS ระบบทุนการศึกษา ScholarKKU ระบบเกี่ยวกับชำระเงิน KKUpaymentHub เป็นต้น ซึ่งระบบต่างๆ เหล่านี้จัดทำขึ้นมาเพื่อใช้ในการเชื่อมต่อกับระบบหลักก็คือ KKFMIS และทำงานเชื่อมโยงภายใต้ฐานข้อมูลและรูปแบบเดียวกันทั้งระบบ รวมถึงการพัฒนาให้มีการเชื่อมต่อข้อมูลระหว่างองค์กรภายนอกได้ ส่วนใหญ่แล้ว ERP เป็นระบบที่ต้องอาศัยเทคโนโลยีดิจิทัล จึงจำเป็นอย่างยิ่งในการบูรณาการให้เข้าระบบการทำงานขององค์กรอย่างเหมาะสม ทั้งนี้ข้อท้าทายในการนำแนวคิดประยุกต์ใช้คือการสร้างความเข้าใจกับบุคลากรในองค์กร ทั้งนี้การทำงานต้องอาศัยระบบสาธารณูปโภคพื้นฐานด้านเทคโนโลยีดิจิทัล ซึ่งมหาวิทยาลัยขอนแก่นมีความพร้อมในการรองรับกระบวนการและการดำเนินงานดังกล่าว โดย ERP เป็นส่วนหนึ่งของกลยุทธ์ KKU Transformation ซึ่งไม่เพียงแต่การพัฒนาเทคโนโลยีดิจิทัลที่ทันสมัย แต่เป็นการพัฒนาบุคลากรควบคู่ไปกับดิจิทัล พร้อมพัฒนากรอบแนวคิดให้สามารถที่จะปรับเปลี่ยนรูปแบบการบริหารองค์กรให้เข้ากับการบริหารองค์กรที่เป็นมาตรฐานต่อไป
ผศ.ดร.เด่นพงษ์ สุดภักดี รองอธิการบดีฝ่ายดิจิทัล มหาวิทยาลัยขอนแก่น กล่าวในประเด็น ระบบ Digital Workflow ว่า มหาวิทยาลัยขอนแก่นได้ปรับกระบวนงาน หรือ Work Flow เข้าสู่ Digital Process Automation System เพื่อให้กระบวนงานทั้งหลายทำงานได้อย่างราบรื่นและรวดเร็วยิ่งขึ้น ในช่วงโควิด-19 สถานการณ์นี้ได้ขับเคลื่อนงานที่เกี่ยวกับดิจิทัลอย่างรวดเร็วมากๆ ซึ่งกระบวนการในการดำเนินงานต่างๆ ซึ่งเดิมกระบวนการจะมีคนอยู่ระหว่างกระบวนการจำนวนมากเพื่อใช้ในการตรวจสอบสิ่งต่างๆ ที่เกิดขึ้นระหว่างกระบวนงาน โดยแนวคิดนี้จะนำระบบอัตโนมัติมาใช้เพื่อลดขั้นตอนและช่วยในการตัดสินใจระหว่างกระบวนงาน ซึ่งมหาวิทยาลัยขอนแก่นกำลังจะนำระบบดิจิทัลใหม่เข้ามาใช้ในกระบวนงานต่างๆ ภายในมหาวิทยาลัยขอนแก่น โดยได้มีการสำรวจและพบว่าในกระบวนงานมีข้อจำกัดหรือจุดติดขัดอยู่ 3 ข้อ ได้แก่ ประการแรกมีกระบวนงานที่ยาว ประการที่สองมีกระบวนงานที่ไม่จำเป็นและไม่ต้องการ และประการสุดท้ายมีกระบวนงานที่ซับซ้อน ซึ่งได้นำข้อจำกัดมาพัฒนาและแก้ไข ทำให้เกิดกระบวนงานที่นำดิจิทัลมาประยุกต์ใช้ในการทำงาน อาทิเช่น ระบบ OPD Card หรือระบบระเบียนประวัติของผู้ป่วยในโรงพยาบาล ระบบการส่งแผนงบประมาณ และระบบการเดินทางไปราชการ โดยการนำระบบที่กล่าวมาข้างต้นเข้ามาสู่ระบบดิจิทัลมากขึ้น โดยมีแนวคิดในการนำกระดาษออกจากระบบให้มากที่สุดเท่าที่จะทำได้ และทดแทนด้วยเครื่องมือดิจิทัลพร้อมการเชื่อมโยงฐานข้อมูลอย่างเป็นระบบ เกิดความสะดวก และมีประสิทธิภาพ ซึ่งในอนาคตจะมีการพัฒนากระบวนงานต่างๆ ภายในมหาวิทยาลัยขอนแก่นให้เข้าสู่ดิจิทัลมากยิ่งขึ้น พร้อมเชื่อมโยงกับระบบ Enterprise Resource Planning หรือ ERP เกิดความสมบูรณ์ของระบบมากขึ้น ทั้งนี้ดิจิทัลเป็นเพียงเครื่องมือ แต่สำคัญที่สุดคือการสร้างความเข้าใจให้กับบุคลากรในการใช้เครื่องมือดิจิทัลให้เกิดประสิทธิภาพในองค์กร สร้างความพึงพอใจให้กับผู้รับบริการในกระบวนงานต่างๆ ให้ได้มากที่สุด นั่นคือเป้าหมายในการบริหารจัดการในเรื่องของการนำเทคโนโลยีดิจิทัลมาใช้ในการบริหารองค์กร
ข่าว : ณัฐวุฒิ จารุวงศ์
ภาพ : อรรถพล ฮามพงษ์
